MAKALAH
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pengawasan merupakan salah satu
fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses
mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting
karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang
kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang
digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control),
Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan
Feed Back (feed back control). Di dalam proses pengawasan juga
diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap
Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki
perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara
sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa
yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut
dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu
proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan
ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan
dari suatu tujuan organisasi diantaranya.
Seperti hanya pada mobil,anda
menekan gas,maka mobil anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka
mobil akan berganti arah.tekan pedal rem,maka mobil pun akan segera berhenti
atau melaju secara perlahan. Dengan segala perangkat ini,anda mengendalikan
arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, mobil tidak akan
melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil tersebut berada diluar
kendali. Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat harus berada
pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan
tetapi pengendalian organisasi lebuh rumit daripada menegemudikan sebuah mobil.
B.
Rumusan Masalah
Dalam makalah
ini, penyusun akan memberikan gambaran mengenai pembahasan-pembahasan tentang
pengawasan dan pengendalian, antara lain :
1.
Pengertian
pengawasan?
2.
Tipe-tipe
pengawasan?
3.
Fungsi
pengawasan?
4.
Teknik-teknik
pengawasan?
5.
Manfaat
hasil pengawasan?
6.
Pengertian
pengendalian?
7.
Asas-asas
pengendalian?
8.
Proses
pengendalian?
9.
Jenis-jenis
pengendalian?
10.
Sifat
dan waktu pengendalian?
11.
Cara-cara
pengendalian?
12.
Macam-macam
pengendalian?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Pengawasan
Seorang manajer mengelola
agar tercapai hasil yang di rencanakan.
Keberhasilan atau kegagalan yang di sajikan hasil – hasil ini dipertimbangkan
dari segi tujuan yang sudah ditentukan. Hal ini mencakup pengawasan yaitu
mengevaluasi pelaksanaan kerja dan jika perlu memperbaiki apa yang sedang
dikerjakan untuk menjamin tercapainya hasil menurut rencana. Pengawasan adalah
dalam bentuk pemerikasaan untuk memastikan bahwa apa yang sudah dikerjakan
berjalan dengan lancar.
Definisi yang lumrah
diberikan kepada pengawasan ialah keseluruhan upaya pengamatan pelaksanaan
kegiatan operasional guna menjamin bahwa berbagai kegiatan tersebut sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari definisi tersebut
terlihat bahwa pengawasan diselenggarakan pada waktu kegiatan operasional
sedang berlangsung . Pengawasan adalah
proses evaluasi pelaksanaan kerja dengan membandingkan pelaksanaan actual
dengan apa yang diharapkan.
Beberapa pengertian
pengawasan menurut para ahli adalah:
1. Schermerhorn (2002),
mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
2. Stooner, Freeman, dan
Gilbert (2000) mengemukakan pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa
segala aktivitas yang terlakasana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Dengan demikian, penulis
menyimpulkan pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk
mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di
mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.[1]
B.
Tipe-Tipe Pengawasan
Donnelly, et al. (dalam Zuhad,
1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung
(cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
1. Pengawasan
Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan pendahuluan atau
feedforward controls. Pengawasan pendahuluan, atau sering di sebut steering
controls. Dirancang untuk mangantisipasi masalah-masalah atau
penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinan koreksi
dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu di selesaikan. Pengawasan yang
terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan
penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum
penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan
berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Memusatkan
perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta
kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber
daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur
organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan
pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di
masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka
kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan
masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan
sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan
modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.
2. Pengawasan pada
saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang dilakukan
bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau concurrent control. Pengawasan ini,
sering di sebut pengawasan “ya-tidak”, scereening control atau
“berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Pengawasan yang
terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung
guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai.
Concurrent control terutama terdiri dari
tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan
mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para
manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
• Mengajarkan
para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta
prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan
dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3. Pengawasan Feed
Back (feed back control)
Pengawasan umpan balik atau feedback control.
Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah di selesaikan. Pengawasan Feed Back
yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan
yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif
ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat
kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa
dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang
banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement
Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee
Performance Evaluation)[2]
C.
Fungsi Pengawasan
Ralp Currier Davis dan Alan C. Filley membagi
fungsi pengawasan menjadi 8 subfungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai
berikut:
1)
Perencanaan
rutin (routine planning)
2)
Penjadwalan
(scheduling)
3)
Persiapan
(preparation)
4)
Pengabaran
(dispatching)
5)
Pengarahan
(direction)
6)
Pemeriksaan
(supervision)
7)
Pembandingan
(comparison)
8)
Pembetulan
(corrective action)
Keempat tahap pertama biasanya berlangsung sebelum
pekerjaan yang harus diawasi itu dilaksanakan. Sedangkan keempat terakhir
berlangsung ketika suatu pekerjaan dijalankan.
1)
Perencanaan
rutin (routine planning)
Fungsi pertama dalam pengawasan manajemen adalah
Perencanaan Rutin atau Perencanaan Taktis. Ini berbeda dengan Perencanaan
Strategis. Perencanaan Strategis membuat keputusan orisinil mengenai berbagai
kebutuhan bagi pencapaian suatu tujuan. Perencanaan Taktis tidak. Perencanaan
Strategis menjawab pertanyaan: Apa tujuan organisasi? Apa kriterianya untuk
menyelesaikan tujuan secara memuaskan? Apa yang harus dijalankan dan bagaimana
melakukannya? Perencanaan Taktis itu, tidak lebih dari penerapan
rencana-rencana teknis berdasarkan rencana menyuluruh yang telah ditentukan
sebelumnya. Fungsinya hnya rutin dan sifatnya sekunder dibandingkan dengan
pengambilan keputusan yanag terdapat pada Perencanaan Strategis.
2)
Penjadwalan
(scheduling)
Fungsi penjadwalan dalam pengawasan adalah
menentukan kapan fase-fase penting dari suatu
rencana harus diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan.
3)
Persiapan
(preparation)
Fungsi persiapan ini memberi kepastian kepada si
pengawas bahwa segalanya sudah siap untuk dipergunakan kapan dan di mana serta
jenis yang tepat dibutuhkan, tetapi ini tidak bersangkutan dengan pemesanan,
pengumpulan dan penyajian barang-barang secara fisik.
4)
Pengabaran
(dispatching)
Fungsi pengabaran adalah mengawas pekerjaan para
petugas untuk memastikan bahwa penyelesaian pekerjaan tersebut sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan. Pengawasan mencegah jangan sampai suatu pekerjaan
dilakukan terlalu cepat atau terlalu lambat, atau dilakukan lebih bersifat
untuk kepentingan pribadi daripada untuk kepentingan organisasi.
5)
Pengarahan
(direction)
Fungsi Pengarahan adalah mengatur kegiatan dengan
jalan memberikan instruksi dan penjelasan kepada bawahan mengenai kebutuhan-
kebutuhan bagi suatu rencana.
6)
Pemeriksaan
(supervision)
Fungsi pemeriksaan adalah memastikan apakah
pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana dan instruksi atau tidak.
7)
Pembandingan
(comparison)
Pembandingan merupakan aktivitas menilai
pelaksanaan secara menyeluruh. Pembandingan mencatat penyimpangna-penyimpangan dari
pekerjaan yang di rencanakan; mencari sebab-sebab dari penyimpangan.
8)
Pembetulan
(corrective action)
Fungsi pembetulan yakni membenarkan
penyimpangan-penyimpangan dari pekerjaan yang direncanakan.
Pembetulan dapat dilakukan dengan 3 cara:
a. Menyesuaikan kegiatan dengan rencana.
b. Merubah standar agar sesuai dengan
kegiatan, jika asumsi atau kondisi yang didasarkan pada rencana berubah.
c. Merubah kedua-duanya, baikkegiatan maupun
rencana, sehingga menjadi sesuai.[3]
D.
Teknik – Teknik Pengawasan
Untuk mengetahui dengan
jelas apakah penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional sesuai dengan
rencana atau tidak, dan apakah terjadi deviasi atau tidak, menejemen perlu
mengamati jalannya kegiatan operasional tersebut.
Berbagai teknik yang dapat
di gunakan untuk pengawasan adalah sebagai berikut :
1. Pengamatan langsung atau
observasi oleh menejemen untuk melihat sendiri bagaimana caranya para petugas
operasional menyelenggarakan dan menyelesaikan tugasnya.
2. Melalui laporan baik lisan
maupun tertulis dari para penyedia yang sehari – hari mengawasi secara langsung
kegiatan para bawahannya.
3. Melalui penggunaan
kuisioner yang respondennya adalah para pelaksana kegiatan operasional.
4. Wawancara.
E.
Manfaat Hasil Pengawasan.
Terlepas dari teknik mana
yang dianggap paling tepat untuk digunakana, manfaat terpenting dari pengawasan
ialah :
1.
Tersedianya
bahan informasi bagi menejemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi
berada.
2.
Dikenalinya
factor – factor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisiensi
dan efektif.
3.
Pemahaman
tentang bebagai factor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelenggaraan
berbagai kegiatan operasional.
4.
Langkah
– langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang
memuaskan.
5.
Tindakan
preventif apa yang segera dapat dilakukan agar penyimpangan/kesalahan dari
standar tidak terus berlanjut.
A. Pengertian
Pengendalian
Pengendalian (controlling)
merupakan suatu faktor penunjang penting terhadap efisiensi organisasi,
demikian juga pada perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian
adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil
penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan.
Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan
(pengendalian).[4]
Fungsi Pengendalian (fungsi Controlling)
adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat
sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling
mengisi, karena:
·
Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu
direncanakan;
·
Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada
perncanaan/rencana;
·
Pelaksanaan rencan akan baik, jika pengendalian
dilakukan secara baik;
·
Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik
atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan.
Dengan demikian peranan
pengendalian sangat menentukan baik/buruknya pelaksanaan suatu rencana. Beberapa
para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:
v Earl P. Strong
Controlling is the
process of regulating the various factors in an enterprise according to the
requirement of its plans.
“Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai
faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan
ketetapan-ketetapan dalam rencana.”
v Harold Koontz
Control
is the measurement and correction of the performance of subordinates in order
to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then
are accomplished.
“Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan
terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat
untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.”
v G.R. Terry
Contolling can be
defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the
standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the
performance and if necessary applying corrective measure so that performance
takes place according to plans, that is in conformity with the standard.
“Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses
penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan
yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras
dengan standar.”[5]
Dengan demikian, penulis menyimpulkan
Pengendalian adalah suatu kegiatan untuk memantau, menilai, melaporkan, dan
melakukan perbaikan jika terjadi penyimpangan yang tidak sesuai dengan rencana
awal.
F.
Asas-Asas Pengendalian
Harold Koontz dan Cyirl O’Donnel
mengemukakan asas-asas pengendalian sebagai berikut:
1. Asas
Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan kearah tercapainya tujuan,
yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan
dari perencanaan.
2. Asas Efisiensi
Pengendalian
Pengendalian itu efisien, jika
dapat menghindari penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal
lain yang di luar dugaan.
3. Asas Tanggung
Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat
dilaksanakan jika jika manajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanan
rencana.
4. Asas Pengendalian
terhadap Masa depan
Pengendalian yang efektif harus
ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-
penyimpangan yang akan terjadi,
baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas Pengendalian
Langsung
Teknik kontrol yang paling
efektif ialah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik.
Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering
berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai
dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki
kualitas yang baik.
6. Asas Refleksi
Rencana
Pengendalian harus disusun dengan
baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7. Asas Penyesuaian
dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan
sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus
disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas
Penendalian Individual
Pengendalian dan teknik
pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus
ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.
9. Asas Standar
Pengendalian yang efektif dan
efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur
pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas Pengendalian
Terhadap Strategis
Pengendalian yang efektif dan
efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang
strategis dalam perusahaan.
11. Asas
kekecualian
Efisiensi dalam pengendalian
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.
12. Asas
Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk
menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas Peninjauan
Kembali
Sistem pengendalian harus
ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan
apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing, dan directing.[6]
G.
Jenis-Jenis Pengendalian
Jenis-jenis pengendalian adalah
sebagai berikut:
1.
Pengendalian Karyawan (Personnel Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada
hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan
bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan
sebagainya.
2.
Pengendalian Keuangan (Financial Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada
hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran,
biaya-biaya perusahaan, termasuk pengendalian anggaran.
3.
Pengendalian Produksi (Production Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk
mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan
standar atau rencananya.
4.
Pengendalian Waktu (Time Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada
penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai
atau tidak dengan rencana.
5.
Pengendalian Teknis (Technical Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada
hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis
pelaksanaan.
6.
Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)
Pengandalian ini ditujukan untuk
mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.
7.
Pengendalian Penjualan (Sales Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk
mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan
target yang ditetapkan.
8.
Pengendalian Inventaris (Inventory Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk
mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang
hilang.
9.
Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk
mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan
baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat
diperbaiki atau tidak.[7]
H.
Proses-Proses Pengendalian
Sebelum mengetahui bagaimana
proses-proses pengendalian, maka harus dipahami terlebih dahulu tujuan dan
manfaat dari pengendalian. Adapun
tujuannya adalah:
1. Menghentikan
atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan,
dan ketidakadilan
2. Mencegah
terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan
cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan
suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan
kelancaran operasi organisasi
6. Meningkatkan
kinerja organisasi
7. Memberikan opini
atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan
manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang
ada
9. Menciptakan
terwujudnya pemerintahan yang bersih
Sedangkan manfaat pengendalian adalah
untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Pengendalian pada dasarnya menekankan langkah-langkah
pembenahan atau koreksi yang objektif jika terjadi perbedaan atau penyimpangan
antara pelaksanaan dengan perencanaannya.[8]
Proses pengendalian dilakukan
secara bertahap melalui langkah-langkah berikut:
a. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
a. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian
adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu
satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian
hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan
pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif.
Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai
kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.[9]
1)
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas
menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk
standar yang umum adalah:
Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang
atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2)
Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan
penjualan, dan lain-lain.
3)
Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi
atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
b.
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia
bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.
Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran
pelaksanaan kegiatan secara tepat.
c.
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan
sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses
yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan
pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan
tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
d.
Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa
penyimpangan
Tahap kritis dari proses
pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang
direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
e.
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan
perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin
berupa:
1. Mengubah standar mulu-mulu
(barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan
3. Mengubah cara dalam
menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.[10]
I.
Sifat dan Waktu Pengendalian
Sifat dan waktu pengendalian/kontrol dibedakan
atas:
1.
Preventive Control : pengendalian yang
dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara, yaitu:
a. Membuat
peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau
dibuat tata tertib
b. Membuat
pedoman-pedoman kerja
c. Menetapkan
sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan
d. Menentukan
kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab
e. Mengorganisasikan
segala macam kegiatan
f. Menentukan sistem
koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.
2.
Repressive Control : Pengendalian yang dilakukan
setelah terjadi penyimpangan/kessalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan
maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang
direncanakan dapat dicapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut:
a. Membandingkan
hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah di tentukan
b. Mencari
penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari solusinya
c. Memberikan
penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawabnya
d. Melaksanakan
sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan
e. Menilai kembali
prosedur-prosedur yang telah ditentukan
f. Mengecek
kebenaran laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3.
Pengendalian yang dilakukan tengah proses
penyimpangan terjadi
4.
Pengendalian berkala : pengendalian yang dilakukan
secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali
J. Cara–Cara
Pengendalian
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk
memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat
diketahui melalui proses control.
Cara-cara pengendalian ini dapat dibedakan atas :
1.
Pengendalian langsung adalah pengendalian yang
dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia
memriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya
seperti yang dikehendakinya.
Keuntungannya:
a. Akan terjadi
kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga akan mempertinggi hubungan
antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi
kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung
sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan
selanjutnya.
Kerugiannya:
a. Waktu seorang
manajer banyak tersita, akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang,
misalnya perencanaan, pengambilan keputusan dan lain-lain.
b. Mengurangi
inisiatif bawahan, karena bawahan merasa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin
besar, karena adanya biaya perjalanan.
Pengendalian langsung ini dapat
dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi di tempat (on the spot
observation) dan laporan di tempat (on the spot report).
2.
Pengendalian tidak langsung adalah pengendalian
jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan.
Kelemahan pengendalian ini adalah: hal-hal yang
dilaporkan itu biasanya yang baik-baik saja yang dapat menyenangkan manajer.
Laporan biasanya kurang mencerminkan keadaan obyektif, karena ada kecenderungan
Asal Bapak Senang (A.B.S).
3.
Pengendalian berdasarkan kekecualian adalah pengendalian
yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau
standar yang diharapkan.[12]
K.
Macam-Macam Pengendalian
1)
Internal control (pengendalian intern)
2)
External Control (pengendalian ekstern)
Internal
Control adalah pengendalian yang dilakukan seorang atasan terhadap bawahannya.
Cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik
pelaksanaan tugas, prosedur, sistem, hasil, kehadiran dan lain-lain.
Audit Control adalah
pengendalian atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan
pembukuan perusahaan. Jadi, pengendalian atas masalah khusus yaitu tentang
kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
External
Control adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern
dapat dilakukan secara formal dan informal.
Formal Control ini dilakukan
oleh instansi/pejabat yang berwenang dan dapat dilakukan secara intern, maupun
ekstern. Misalnya Badan Pemeriksa Keuangan (B.P.K) terhadap setiap lembaga
negara mengenai milik pemerintah.
Informal
Control ini dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik langsung maupun tidak
langsung, misalanya melalui surat kabar, majalah dan lain-lain.[13]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Banyak para ahli memberikan
pendapat yang berbeda-beda tentang definisi manajemen, namun secara umum manajemen
dapat diartikan sebagai seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, pengarahan, motivasi dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai
suatu tujuan yang efisien.
Pengawasan dan pengendalian
merupakan fungsi dari manajemen yang harus terlebih dahulu direncanakan dan
pelaksanaan rencana akan baik jika pengendalian dan pengawasan dilakukan dengan
baik juga.
B.
Saran
Pengawasan dirasa sangat
dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu
organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik
yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat
dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin
organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya
tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.Pengawasan lebih
baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu
adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu
lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Effebdy
Onong Uchjana, 1996, Sisitem Informasi Manajemen. Bandung: Mandar Maju.
T. Hani Handoko, 1998, manajemen.
Yogyakarta: BPFE.
Sukiswa Iwa,
1986, Dasar-Dasar Umum
Manajemen Pendidikan, Bandung: Tarsito.
Hasibuan Malayu
S.P., 1986, Manajemen
Dasar, Pengertian, dan Masalah, Jakarta: PT.Gunung Agung.
Usman Husaini, 2008, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, Jakarta:
Bumi Aksara.
Fatah Nanang, 2008, Landasan
Manajemen Pendidikan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset.
[1]
T. Hani Handoko, Manajemen, (BPFE-YOGYAKARTA:
Yogyakarta, 1998).hlm.359-361.
[2] http://ragil-ws.blogspot.com/2013/04/makalah-manajemen-pengendalian-dan.html, diunduh 15 April 2015, jam 20.00 WIB.
[3] Onong Uchjana Effebdy, Sisitem
Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 1996), hlm.30-34.
[4]Iwa
Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, (Bandung: Tarsito,
1986), hlm. 53.
[5]
Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (Jakarta: PT.Gunung Agung, 1986 ), hlm.222-223.
[6] Ibid.,hal.224-225.
[7] Ibid.,hlm.225-226.
[8] Husaini Usman, Manajemen
Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, ( Jakarta: Bumi Aksara, 2008), hlm.469-470.
[9] Nanang Fatah, Landasan
Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset, 2008), hlm.
101.
[10] http://multazam-einstein.blogspot.com/2013/07/makalah-pengawasan-atau-pengendalian.html, diunduh 15 April 2015, jam 19.35 WIB.
[11]
Malayu S.P. Hasibuan, Op.cit., 1986.
hlm 227.
[12]
Ibid.,hlm.228-229.
[13]
Ibid.,hlm.229.
No comments:
Post a Comment